Krajowy System e-Faktur przestał być tematem „na przyszłość". W 2026 roku obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych objął kolejne grupy podatników i dla większości firm pytanie nie brzmi już „czy", tylko „czy robimy to dobrze".
Harmonogram w skrócie
- 1 lutego 2026 — obowiązkowy KSeF dla największych podatników (sprzedaż powyżej 200 mln zł),
- 1 kwietnia 2026 — obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców,
- okresy przejściowe do końca 2026 — m.in. dla faktur wystawianych z kas rejestrujących i najmniejszych podatników wystawiających niewielkie ilości faktur; równolegle odroczono część sankcji na start systemu.
Jeżeli Twoja firma korzysta jeszcze z okresu przejściowego, to właśnie teraz jest ostatni moment na spokojne wdrożenie — z początkiem 2027 roku taryfa ulgowa się kończy.
KSeF to proces, nie program
Najczęstszy błąd to potraktowanie KSeF jako zadania dla informatyka. W praktyce zmienia się sposób pracy:
- moment wystawienia faktury — liczy się przesłanie do KSeF, nie wydruk czy PDF,
- odbiór faktur zakupowych — faktury czekają w systemie; firma musi je regularnie pobierać i kierować do akceptacji,
- korekty — działają według zasad KSeF, a noty korygujące zniknęły,
- awarie i tryb offline — trzeba wiedzieć zawczasu, co robić, gdy system nie działa.
Lista kontrolna przed wdrożeniem
- Zinwentaryzuj, kto i w czym wystawia faktury (program handlowy, ERP, fakturownia online, ręcznie).
- Uporządkuj uprawnienia w KSeF — kto ma wystawiać, kto odbierać, jakie pełnomocnictwa ma biuro rachunkowe.
- Ustal obieg faktur zakupowych: pobranie z KSeF → akceptacja merytoryczna → księgowanie.
- Przetestuj korekty i faktury dla konsumentów oraz kontrahentów zagranicznych (te działają inaczej).
- Spisz procedurę awaryjną i przeszkol zespół.
Jak możemy pomóc
Prowadzimy wdrożenia KSeF — od audytu procesu po szkolenie zespołu — a klientom naszego biura obsługujemy faktury w KSeF w ramach bieżącej księgowości.
Masz pytania o wdrożenie KSeF? Skontaktuj się z nami — poproś o bezpłatną wycenę.