Od kilku miesięcy KSeF jest codziennością większości przedsiębiorców. Po pierwszym zamieszaniu wiele małych firm pyta już nie o to, „czy musimy”, ale o to, jak sprawnie pracować z e-fakturami na co dzień. Dobrze ułożony KSeF nie zabiera więcej czasu niż papierowe faktury. Często zabiera mniej, pod warunkiem że firma ma prosty, powtarzalny rytm pracy.
Poniżej pokazujemy, jak taki dzień może wyglądać w kilkuosobowej firmie usługowej lub handlowej. Opisujemy też, na co zwracać uwagę, żeby uniknąć kłopotów.
Poranek: przegląd faktur zakupowych
W KSeF faktury od dostawców nie przychodzą już mailem w PDF-ie. Trafiają do systemu, a Twoja firma pobiera je stamtąd, najczęściej automatycznie przez program do fakturowania lub księgowości. Dlatego dobrym nawykiem jest krótki poranny przegląd nowych e-faktur zakupowych. W praktyce oznacza to kilka kroków:
- sprawdzenie, czy wszystkie oczekiwane faktury już są (np. za media, paliwo, materiały, podwykonawców),
- weryfikację, czy dane, kwoty i stawki VAT zgadzają się z zamówieniem lub umową,
- przypisanie faktury do projektu, samochodu czy działu, jeśli tego wymaga Twoja księgowość,
- oznaczenie faktur do zapłaty i ustalenie terminów przelewów.
Ważna zmiana mentalna: faktura uznawana jest za otrzymaną w momencie nadania jej numeru KSeF, a nie wtedy, gdy ją zobaczysz. Jeżeli kontrahent wystawi dokument z błędem, nie „odeślesz” go. Sprzedawca musi wystawić fakturę korygującą. Warto więc reagować szybko, zanim minie termin płatności.
W ciągu dnia: wystawianie e-faktur sprzedażowych
Sprzedaż to druga połowa codziennej pracy z KSeF. W małej firmie najwygodniej wystawiać e-faktury bezpośrednio z programu księgowego lub sprzedażowego połączonego z systemem. Darmowe narzędzia Ministerstwa Finansów też działają, ale przy większej liczbie dokumentów szybko stają się mało wygodne.
Typowy schemat wygląda tak:
- Wystawiasz fakturę w programie, tak jak dotychczas.
- Program wysyła ją do KSeF.
- System weryfikuje strukturę dokumentu i nadaje mu numer KSeF.
- Faktura trafia automatycznie do nabywcy, który ma do niej dostęp w swoim KSeF.
Jeśli klientem jest konsument albo firma zagraniczna, przekazujesz mu fakturę uzgodnionym sposobem, np. mailem w formie wizualizacji z kodem QR. Kod pozwala sprawdzić, że dokument rzeczywiście jest w systemie.
Warto pamiętać, że w KSeF nie ma już „poprawiania” wystawionej faktury. Każda zmiana wymaga korekty. Dlatego przed wysyłką opłaca się sprawdzić NIP nabywcy, stawki VAT i daty, szczególnie przy nowych kontrahentach.
Numer KSeF: mały ciąg znaków, duże znaczenie
Numer KSeF to unikalny identyfikator każdej e-faktury. W codziennej pracy przydaje się w kilku sytuacjach:
- przy płatnościach, bo przy przelewach w mechanizmie podzielonej płatności numer KSeF powinien znaleźć się w tytule przelewu,
- przy korektach, ponieważ faktura korygująca odwołuje się do numeru KSeF faktury pierwotnej,
- przy wyjaśnianiu sporów z kontrahentem, bo jeden numer jednoznacznie wskazuje, o który dokument chodzi,
- przy rozliczeniu z biurem rachunkowym, ponieważ łatwiej dopasować płatności do faktur.
Dobry program sam przenosi numer KSeF do przelewów i rozrachunków. Jeśli Twój tego nie robi, to sygnał, że warto przemyśleć narzędzia.
Gdy KSeF nie działa: awaria i tryb offline
Każdy system informatyczny czasem się zatrzymuje. Przepisy przewidują na to rozwiązania i nie trzeba wtedy wstrzymywać sprzedaży. W zależności od sytuacji możliwe są różne scenariusze:
- tryb offline, gdy problem leży po Twojej stronie (np. brak internetu). Fakturę wystawiasz w programie z kodem QR, a do KSeF wysyłasz ją później, zwykle najpóźniej następnego dnia roboczego,
- niedostępność lub awaria KSeF ogłoszona przez Ministerstwo Finansów. Faktury wystawiasz poza systemem i dosyłasz je w wydłużonym terminie po usunięciu awarii,
- awaria całkowita, czyli sytuacja wyjątkowa ogłaszana publicznie, w której obowiązują odrębne, łagodniejsze zasady.
W praktyce małej firmy najważniejsze jest, żeby program do fakturowania obsługiwał tryb offline, a osoba wystawiająca faktury wiedziała, gdzie sprawdzić komunikaty o awarii. Pilnuj też, czy faktury wystawione offline faktycznie zostały później wysłane i otrzymały numer KSeF. To częste źródło zaległości.
Wieczorem i na koniec miesiąca: współpraca z księgową
Jedną z największych zalet KSeF jest to, że biuro rachunkowe może pobierać faktury bezpośrednio z systemu, bez segregatorów i wysyłania skanów. Warunek jest jeden: przedsiębiorca nadaje biuru odpowiednie uprawnienia w KSeF. Najczęściej wystarczy dostęp do przeglądania faktur, bez prawa ich wystawiania.
Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca nie ma już nic do zrobienia. Biuro nadal potrzebuje informacji, których system nie zawiera:
- które wydatki są prywatne, a które firmowe,
- do czego służy zakupiony towar lub usługa (np. wpływ na prawo do odliczenia VAT),
- dokumentów spoza KSeF, takich jak paragony, faktury zagraniczne czy umowy.
Jeśli chcesz, żeby ktoś pomógł Ci ułożyć cały proces, od uprawnień po wybór programu i obsługę korekt, sprawdź, jak wygląda nasze wsparcie we wdrożeniu i obsłudze KSeF.
Najczęstsze błędy, które widzimy w małych firmach
Po kilku miesiącach pracy z KSeF obserwujemy u klientów powtarzające się problemy:
- dostęp do KSeF ma tylko właściciel, więc na jego urlopie nikt nie wystawi faktury. Warto nadać uprawnienia przynajmniej jednej zaufanej osobie,
- brak regularnego przeglądu zakupów, przez co błędne faktury wychodzą na jaw dopiero przy zamknięciu miesiąca,
- wysyłanie PDF-ów „po staremu” kontrahentom krajowym zamiast faktur przez KSeF,
- niewysłane faktury z trybu offline, o których nikt nie pamięta,
- nieaktualne sposoby logowania: warto pilnować terminów ważności i zmian w metodach uwierzytelniania ogłaszanych przez Ministerstwo Finansów.
Dobra wiadomość jest taka, że wszystkie te problemy rozwiązuje prosta procedura: kto, kiedy i co sprawdza. Kwadrans dziennie poświęcony e-fakturom zwykle wystarcza, żeby KSeF przestał być źródłem stresu.
Chcesz, żeby KSeF w Twojej firmie działał bez przestojów i niespodzianek? Skontaktuj się z nami — poproś o bezpłatną wycenę.